Vos clients à vous
Vos clients sont les bienvenus ici. Voici comment les amener et leur faire une séance, du début à la fin. Six étapes, dans cet ordre.
Un forfait s’accroche à un type de séance, et des crédits viennent d’un forfait. Si vous commencez par le client, vous n’aurez rien à lui vendre. Faites les étapes dans l’ordre une première fois : ensuite, les deux premières sont faites pour de bon.
Trois mots à connaître
- Type de séance
- La sorte de séance que vous vendez : son nom, son nombre de places, son prix par défaut. Par exemple un coaching individuel à 70 €.
- Forfait
- Un lot de séances payé d’avance, rattaché à un seul type. Par exemple 10 séances de coaching individuel pour 650 €.
- Crédit
- Une séance déjà payée, en attente d’être utilisée. Vendre un forfait de 10 pose 10 crédits sur la fiche du client, et chaque séance faite en retire un.
Créer votre type de séance
L’écran est coupé en deux : « Mes types », qui sont les vôtres, et « Catalogue du studio », que vous pouvez voir mais qui ne sert qu’aux clients du studio. Pour vos clients à vous, il vous faut au moins un type à vous.
Le formulaire tient en cinq lignes : un nom, une icône, une couleur, le nombre de places, et un prix par défaut. Ce prix est celui que l’app proposera pour une séance de ce type.
Créer votre forfait
Un nom, un nombre de crédits, un prix. Le type de séance, lui, n’est pas à choisir dans une longue liste : l’app ne vous propose que vos types à vous. C’est la règle des deux familles, appliquée.
Ajouter votre client
Seul le prénom est obligatoire. L’email est facultatif, et le renseigner n’envoie rien : vous pourrez inviter ce client sur l’app plus tard, depuis sa fiche, quand vous le déciderez.
Une case tout en bas doit être cochée pour que le bouton s’active : c’est la confirmation que la personne est d’accord pour que vous enregistriez ses données. Elle est obligatoire, et elle vous protège.
Une fois créé, il apparaît dans votre liste avec la mention « Mes clients ». C’est ce mot qui vous dit que ce client est à vous, et donc que c’est vous qui encaissez.
Lui vendre le forfait
Choisissez « Forfait », puis le vôtre. Là encore, la liste ne propose que ce que vous avez le droit de lui vendre. L’écran suivant récapitule tout avant que quoi que ce soit ne soit écrit.
Vendre crée une vraie facture au nom du client. Si vos informations professionnelles ne sont pas remplies, l’app vous prévient sur cet écran, et la facture part avec les mentions du studio au lieu des vôtres.
Complétez-les dans Réglages › Informations professionnelles : raison sociale et SIRET.
Après l’achat, le solde s’affiche sur la fiche du client, avec le nom du type auquel il se rapporte. La facture créée apparaît juste au-dessus, tant qu’elle n’est pas réglée.
L’onglet « Ajustement » ajoute des crédits à la main, sans créer aucune facture. Vous encaissez et vous facturez de votre côté, comme vous le faisiez avant ; l’app se contente de tenir le compte des séances restantes.
Tout le reste fonctionne pareil : le solde se décompte à chaque séance, et votre client voit ce qu’il lui reste. Ce que vous perdez, c’est la trace dans « Factures » et dans votre « à encaisser ».
Tout en bas de la fiche du client, un interrupteur « Facturé en fin de mois » remplace les crédits : le client réserve librement, et ses séances s’ajoutent à une facture unique que vous lui envoyez à la fin du mois.
Les deux ne se cumulent jamais. Tant qu’il lui reste des crédits, l’app refuse la bascule ; une fois basculé, il ne peut plus acheter de forfait. Le retour en arrière existe (« Repasser en crédits »), à condition d’avoir facturé les séances en attente.
Créer la séance
Deux chemins, selon ce que vous avez en tête. Depuis le planning, le bouton rond + (ou un appui sur un créneau) ouvre le formulaire avec la date et l’heure déjà posées : c’est le plus rapide quand vous partez d’un trou dans votre semaine. Depuis la fiche du client, le bouton « Séance » l’ouvre avec la personne et le bon type déjà choisis : c’est le plus rapide quand vous partez de quelqu’un.
Sous le nom du participant, l’app affiche ce qui paiera la séance : « Forfait · 10 séances restantes ». La ligne Lieu propose trois choses : les salles du studio, avec les places qu’il y reste ; vos propres salles, si vous en avez déclaré ; et « Domicile », pour une séance chez vous, chez le client ou en extérieur.
Le crédit n’est pas retiré maintenant : il le sera quand la séance sera terminée, ou en cas d’absence non prévenue.
Après la séance, il n’y a rien à faire. Elle se clôture toute seule à la fin : les présences sont marquées, le crédit décompté. Vous n’y revenez que pour corriger, si quelqu’un n’est pas venu.
Ce que la salle vous coûte
Une séance avec votre client dans une salle du studio n’est pas gratuite : vous payez au studio un loyer de salle. C’est la contrepartie du fait que vous facturez et encaissez vous-même. Avec un client du studio, c’est l’inverse : le studio vous rémunère.
Vu autrement, c’est une salle équipée que vous payez à l’heure et seulement quand elle sert : pas de bail, pas de charges, aucun créneau vide à financer.
Une règle simple : toute séance qui se tient ici se crée dans l’app, avec la salle choisie. C’est ce qui réserve le créneau à votre nom, ce qui évite qu’un collègue arrive en même temps que vous, et ce qui tient votre compte à jour.
Si vous coachez aussi ailleurs, chez vous, chez le client ou dans un lieu à vous, choisissez « Domicile » ou déclarez ce lieu dans Réglages › Salles › Nouvelle salle (pour moi). Ces lieux-là sont hors studio : ils ne remplacent pas la salle d’ici.
Combien. Le loyer dépend du nombre de places que votre séance retient dans la salle, et de sa durée. Les tarifs sont fixés par le studio, salle par salle : demandez-les à Kevin si vous voulez le détail avant de réserver.
Une salle réservée reste réservée, même si la séance n’a pas lieu : elle vous est comptée, et surtout elle reste bloquée pour vos collègues. Annulez ce qui ne se fera pas : le créneau repart à l’équipe, et il ne vous est pas facturé.
L’app vous annonce le montant avant que vous validiez. Sur l’écran de la séance, un bandeau indique ce que vous verserez au studio, et un réglage « Places réservées » vous laisse choisir combien de places vous retenez : vous payez celles-là, les autres restent libres pour vos collègues.
Le loyer est ensuite compté une fois la séance passée, et le total se lit sur l’onglet Finances, dans la carte « Mon compte studio ».
Dans Réglages, l’interrupteur « Occupation du studio » affiche sur votre planning ce qu’il reste de place dans la salle, heure par heure.
Vous repérez d’un coup d’œil les heures creuses, celles où vous êtes sûr d’avoir la place. C’est le meilleur moyen de caser une séance sans avoir à la déplacer ensuite.
Les tarifs des salles sont fixés par le studio. Pour les annulations de dernière minute, l’app lui laisse la main afin que la salle soit réattribuée proprement : passé le délai qu’il a choisi, prévenez-le et il s’en charge.