Questions du gérant
Une question, une réponse, l'écran en face. Tout ce qu'on fait dans une semaine ordinaire.
Des écrans bougent encore, un détail de ces pages peut être en retard, et il arrive que quelque chose ne marche pas. Envoyez-le à Nicolas : ça se corrige vite.
Sur iPhone : l'app est sur l'App Store, il suffit de chercher « UPGRADE Private Coaching ».
Sur Android : elle n'est pas encore sur le Play Store. Chaque téléphone doit être autorisé à l'avance : envoyez à Nicolas les coachs qui ont un Android, avec leur adresse Gmail.
Les deux familles de clients
Un client appartient soit au studio, soit à un coach. Tout découle de là : qui encaisse, quels forfaits s'appliquent, qui paie la salle. C'est la seule chose à comprendre avant le reste.
Le gérant, ou un coach à qui il a donné le droit.
N'importe quel coach, sans rien demander.
Le studio facture et encaisse.
Le coach facture et encaisse.
Ceux du catalogue du studio.
Ceux de son coach, à lui seul.
Le studio rémunère le coach.
Le coach paie un loyer de salle.
Le gérant et le co-gérant. Pas le coach, même celui qui le suit.
Son coach, lui seul. Pas même le gérant.
L'étiquette Studio.
L'étiquette Mon client.
Ce n'est pas la salle qui décide, c'est le client.
Même salle, même heure : avec un client du studio, le coach est payé ; avec le sien, il paie. Jamais les deux.
Hors de la salle, rien à payer. Un coach qui reçoit son client chez lui ou en extérieur ne doit rien au studio : le loyer paie la salle. Sur la ligne Lieu, il choisit Domicile.
Les forfaits ne se croisent jamais. L'app refuse de vendre un forfait du studio au client d'un coach, et l'inverse. Pour vendre aux siens, un coach crée ses propres forfaits.
Une séance avec loyer se verrouille. Moins de 24 h avant l'heure, le coach ne peut plus l'annuler : seul le gérant le peut.
Le gérant peut exonérer un coach de loyer, depuis sa fiche. La gérance l'est déjà.
Les clients du studio, c'est le studio qui les facture et qui vous paie. Les vôtres, vous les facturez, et vous payez la salle. Rien ne se mélange.
Comment ajouter un coach ?
Prénom, nom, et l'email seulement si vous comptez l'inviter. Créer la fiche n'envoie aucun mail. Tant que le coach n'a pas rejoint l'app, c'est vous qui tenez son planning.
Comment l'inviter sur l'app ?
Il reçoit un mail. Le bouton du mail ouvre l'app et crée son compte tout seul : rien à taper, pas de mot de passe.
Ce bouton n'apparaît que chez le propriétaire du studio. Un co-gérant ne peut pas envoyer les invitations.
Ouvrez le mail depuis votre téléphone, jamais depuis un ordinateur : c'est lui qui ouvre l'app.
Comment créer une séance ?
Tout tient sur un écran : le coach, la date, l'horaire, le type de séance, les participants, le lieu. Depuis la fiche d'un client, le bouton Séance va plus vite : la séance est déjà à son nom.
La ligne Lieu décide de l'argent : la salle du studio, ou Domicile. Hors de la salle, un coach ne paie aucun loyer pour ses propres clients.
Votre salle tient 4 personnes coachées en même temps, réparties comme elles veulent : quatre séances individuelles, ou deux duos, ou un duo et deux individuelles. Au-delà, l'app refuse : « Aucune salle du studio libre à ce créneau ». Il faut changer d'heure.
Comment déclarer ses disponibilités ?
Une semaine ordinaire, jour par jour : les heures où il peut coacher. Le + au bout d'un jour ajoute une plage.
Ça sert à la création d'une séance : l'app sépare les coachs « Disponibles » des « Autres coachs », et dit pourquoi (« Hors de ses disponibilités », « Déjà pris à… »).
Posez vos heures une fois pour toutes. Ce n'est pas un planning : c'est quand on peut compter sur vous.
Comment poser une absence ?
Sur le même écran, plus bas. La semaine ordinaire décrit une habitude ; une absence porte des dates précises. En cas de conflit, l'absence gagne.
Poser une absence annule les séances de la période. Aucun crédit n'est décompté, les clients sont prévenus. Ce n'est pas fait pour « bloquer » un créneau.
En dessous, les fermetures du studio : posées par le gérant, elles valent pour tout le monde.
Comment confier un client à un coach ?
La fiche arrive chez lui aussitôt. La facturation ne bouge pas : le client reste au studio.
Le second choix, « Changer qui facture ce client », fait passer le client du studio à un coach, ou l'inverse. Il déplace l'argent. On n'y va que pour ça.
Un coach peut-il ajouter ses propres clients ?
Oui, toujours, sans rien demander. Ajouter un client au studio, en revanche, reste au gérant.
Un client peut-il avoir l'app ?
N'invitez pas encore vos clients, et demandez à vos coachs de ne rien leur annoncer : la partie cliente est prête mais elle n'est pas ouverte. C'est vous qui déciderez du moment.
Ce qui suit décrit ce qui se passera ce jour-là. En attendant, renseignez les emails sur les fiches : l'invitation partira toute seule, sans reprendre chaque fiche une par une.
Il recevra un mail, comme un coach. Dans l'app, il retrouvera ses séances et ses crédits, tenus à jour par son coach. Il ne pourra rien y modifier.
Un client du studio ne peut être invité que par le gérant ou le co-gérant. Un client d'un coach est invité par son coach.
Un coach qui suit un client du studio ne verra même pas l'entrée « Inviter par email » dans le menu. Ce n'est pas une panne : inviter exige l'email, et il ne le voit pas. C'est la règle des coordonnées.
La fiche doit porter un email, sinon l'app répond « Ajoutez d'abord un email à ce client ». Le même bouton change de nom selon l'état : Inviter par email, puis Renvoyer l'invitation si c'est déjà parti, et Envoyer un lien de connexion une fois le compte créé.
Type de séance, forfait, crédit : quelle différence ?
- Le type de séance
- Combien de places, et à quel prix : Individuel, Duo, Groupe. Vos places et vos prix à vous, réglés dans Réglages › Types de séance.
- Le forfait
- Un lot de séances d'un même type, vendu d'avance : « Carnet 10 séances · 10 crédits · Individuel · 850 € ».
- Le crédit
- Une séance déjà payée. Elle se décompte quand la séance a eu lieu.
Un coach a-t-il ses propres forfaits ?
Oui, et ils ne se vendent qu'à ses clients. Il peut aussi créer ses propres types de séance, sous Réglages › Types de séance.
Comment vendre un forfait à un client ?
Choisissez le forfait, confirmez : les crédits s'ajoutent au solde du client. Le solde se lit sur sa fiche, dans la carte Argent.
Que se passe-t-il après la séance ?
Rien à faire. La séance se clôture toute seule à la fin : les participants sont marqués présents, les crédits décomptés. L'app l'annonce sur la séance elle-même.
Ce chemin sert à corriger, si quelqu'un n'est pas venu.
Comment fixer le prix de la location de la salle ?
Le loyer est horaire, et il suit le nombre de places que le coach retient dans la salle. Vous réglez trois montants : le tarif de la première place, le supplément de chaque place en plus, et un plafond horaire au-delà duquel le total n'augmente plus, quelle que soit la taille de la séance.
C'est ce que paie un coach quand il réserve la salle pour son propre client. Avec un client du studio, il n'y a pas de loyer : c'est l'inverse, le studio le rémunère (question suivante).
Laissez le plafond vide si vous ne voulez pas en poser : le champ affiche alors un tiret, et le total continue de monter place par place.
Une salle réservée reste réservée, même si la séance n'a pas lieu : le loyer est compté et le créneau reste bloqué pour les autres. Demandez-leur d'annuler ce qui ne se fera pas : la salle repart aussitôt à l'équipe, et rien ne leur est facturé.
Comment fixer la rémunération d'un coach ?
Sur sa fiche, section « Rémunération par séance » : un montant par format, comme pour la salle. C'est ce que le studio lui reverse pour une séance assurée avec un client du studio.
Sans montant saisi, aucune rémunération n'est versée.
Juste en dessous, l'interrupteur « Exonérer ce coach de loyer » le dispense de payer la salle pour ses propres clients. Vous, propriétaire, l'êtes déjà.
Un co-gérant gère le studio, ses salles et ses tarifs de location, mais l'app lui interdit les coachs : ni leur rôle, ni leur paie. Cet écran-là n'appartient qu'à vous.
Si ça coince
- Le mail d'invitation n'arrive pas
- Regardez les indésirables. Puis attendez 2 minutes avant de relancer : l'app refuse de renvoyer plus vite, et le second envoi ne partirait pas.
- « Ce lien d'invitation a expiré »
- Rouvrez la fiche du coach, ⋯ , puis renvoyez l'invitation. Un lien vaut 30 jours.
- « Ce lien a été ouvert depuis un autre compte »
- Le téléphone est déjà connecté sous un autre compte. Se déconnecter dans l'app, puis rouvrir le lien depuis le mail.
- Le mail s'ouvre mais l'app ne démarre pas
- L'app n'est pas installée sur ce téléphone, ou le mail a été ouvert sur un ordinateur.
- « Aucune salle du studio libre à ce créneau »
- Les places de la salle sont prises à cette heure-là. Choisissez un autre créneau.
- « Inviter par email » n'apparaît pas sur la fiche d'un client
- Soit la fiche n'a pas d'email. Soit c'est un client du studio et vous êtes coach : seul le gérant peut l'inviter.
- Un coach n'apparaît pas quand je crée une séance
- Il n'a pas déclaré ses disponibilités, ou il est déjà pris à cette heure-là. L'app le range alors dans « Autres coachs », et le dit : « Hors de ses disponibilités », « Déjà pris à… ».
- Impossible de supprimer un type de séance
- Il est encore utilisé par un forfait, par des crédits en cours ou par une séance à venir. L'app nomme ce qui bloque.